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[20] アクセスの基礎
日時: 2004/07/01 13:45
名前: 管理人

ビジネスを行っていくうえでやはりアクセスもマスターしておきたいところです。

エクセルは必須ですがアクセスも知っておくと良いですね!
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4つの部品 ( No.1 )
日時: 2004/07/05 17:22
名前: 管理人

エクセルでは、「入力」「表示」「計算」など、すべての作業はワークシート上で行える。

ところがアクセスでは、それぞれの作業ごとに専用の機能(「部品」と呼ぶ)を呼び出し、それぞれの画面で作業する必要がある。

<4つの基本となる部品>
1.データを蓄える「テーブル」。
2.テーブルのデータを加工してデータの抽出や集計を行う「クエリ」。
3.データを入力するための専用画面の「フォーム」。
4.帳票を印刷するための「レポート」。

又、ほかに次のような部品がある。
1.ページ
−>アクセスのデータをホームページに表示するためのもの。
2.マクロ
−>指定した命令を順に自動実行するためのもの。
3.モジュール
−>「マクロ」では処理しれない、条件に応じて処理内容を変えると言った複雑な動作を指定するもの。「VBA」というプログラム言語を使う。
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新規にデータベースを作る ( No.2 )
日時: 2004/07/19 23:14
名前: 管理人

新規作成の手順はエクセルやワードと違います。
エクセルでは、ファイルを保存するタイミングは自由で、新規ワークシートにデータを入力した後に保存してもかまわない。

ところがアクセスでは、最初に空のデータベースを作成し、名前をつけて保存してから作業を始める必要があります。
作業は上記の「部品」を使い行います。
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テーブルを作る ( No.3 )
日時: 2004/07/07 00:19
名前: 管理人

新規にデータベースを作成したら、次はデータの保管場所である「テーブル」を作ります。

「テーブル」はデータベースを構成する最も基本的な部品です。

ここでは、テーブルで管理する項目(フィールド)の名称と、どう言った内容のデータなのかを指定する「データ型」を決めます。


<データ型について>

1.テキスト型 −> 最大255文字までの文字を扱う。
2.メモ型 −> 最大6万5535文字までの長い文字列を扱う。
3.数値型 −> 数値を扱う。「整数型」などのいくつもの種類がある。
4.日付/時刻型 −> 西暦100年1月1日から9999年12月31日までの日付と時刻を扱う。
5.通貨型 −> 小数点以上15桁、少数点以下4桁の制度で金額を扱う。
6.オートナンバー型 −> 自動入力される連番を扱う。
7.Yes/No型 −> 「はい」または「いいえ」のような2種類の値を扱う。
8.OLEオブジェクト型 −> 写真やイラストなどの画像データを扱う。
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テーブルを作る2 ( No.4 )
日時: 2004/07/05 20:37
名前: 管理人

テーブルを作るとき、大事なことがあります。

それは主キーを設定することです。

主キーに設定する項目は、重複することがない項目でないといけません。

例えば、主キーにする項目は、顧客マスターの顧客コード。商品マスターの商品コードのような項目です。オートナンバー型で設定した項目も、重複はありえないので主キーに設定できます。

<主キーの設定の仕方>
1.主キーに設定したい項目をクリック。
2.ツールバーの「主キー」ボタンをクリック。
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テーブルを作る3 ( No.5 )
日時: 2004/07/05 23:45
名前: 管理人

テーブルを作成時、便利な「入力支援機能」
があります。

例えば「顧客マスター」と言うテーブルを作成時、項目に「顧客名」と「顧客名カナ」と言う項目を作ったとします。
「顧客マスター」に新しくレコードを作成時、「顧客名」を入力したとき、その入力した「顧客名」の「ふりがな」を自動的に、「顧客名カナ」と言う項目にセットする様にテーブルを作れます。

<ふりがなの自動セットの方法=上記の例>
1.「顧客名」の項目をクリック。
2.下に表示されている「フィールドプロパティ」のスクロールバーをドラグして最後まで移動させる。
3.フィールドプロパティ」の「ふりがな」をクリックし、表示された横の「−」ボタンをクリックすると、「ふりがなウィザード」画面が表示されます。
4.「既存のフィールドを使用する」ボタンをオンにする。
5.「▼」ボタンを押して一覧リストから、「顧客名カナ」を選ぶ。
6「完了」ボタンをクリックしてOK。
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テーブルを作る4 ( No.6 )
日時: 2004/07/05 23:43
名前: 管理人

「入力支援機能」として上記の「ふりがな」の他に、住所の自動入力の機能があります。

これは「郵便番号」を入力するとその「郵便番号」に相当する「住所名」が指定の項目に自動的にセットされる機能です。

<住所名の自動セットの方法>
1.「郵便番号」の項目をクリック。
2.下に表示されている「フィールドプロパティ」の「フィールドサイズ」を7に修正します。
3.フィールドプロパティ」の「住所入力支援」をクリックし、表示された横の「−」ボタンをクリックすると、「住所入力支援ウィザード」画面が表示されます。
4.「郵便番号」を入力する郵便番号フィールドを選択し、「次へ」をクリック。
5.「住所の構成」で「分割なし」を選択。
6.「住所」を入力する住所名フィールドを選択し、「次へ」をクリック。
7.動作確認画面が表示されるので、適当な郵便番号を入力し、テストがOKなら「完了」ボタンをクリックする。
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テーブルを作る5 ( No.7 )
日時: 2004/07/05 23:54
名前: 管理人

テーブルは設計するとき「デザインビュー」、データの入力や表示は「データシートビュー」で作業する。

ツールバーの一番左の「ビュー」ボタンで切り替えることができます。
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テーブルを作る6 ( No.8 )
日時: 2004/07/06 00:01
名前: 管理人

テーブルの項目で、半角の英数字のみの入力にしたいときは、データ型は「テキスト型」にし、「フィールドプロパティ」で「IME入力モード」を「オフ」にする。

テーブルの項目で、顧客名のように日本語入力する場合は、データ型は「テキスト型」にし、「フィールドプロパティ」で「IME入力モード」を「ひらがな」にする。
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テーブルを作る6 ( No.9 )
日時: 2004/07/06 01:47
名前: 管理人

アクセスでは、共通のフィールドを持つテーブルに「リレーションシップ」(関連付け)を設定することで、テーブルが連携して機能するようになります。

例えば、顧客マスターと販売データと言う2つのテーブルがあり、それぞれに顧客コードという項目をもっていたとします。
このとき、顧客マスターの顧客コードと、販売データの顧客コードを「リレーションシップ」の設定すると、販売データの入力時、顧客マスターにない顧客コードを入力しようとするとエラーになるというふうに設定できます。

<「リレーションシップ」の設定方法>
1.開いているテーブルを全て閉じ、ツールメニューから、「リレーションシップ」を選ぶ。
2.「テーブルの表示」画面が開いています。「テーブル」タブで、一覧にある顧客マスターと販売データを選択し、「追加」「閉じる」の順に押す。
3.「リレーションシップ」画面に表示された顧客マスターの顧客番号を、販売データの顧客コードにドラッグ
する。
4.表示される画面で、「参照整合性」をオンにして、「作成」ボタンをクリックする。
5.このとき、顧客マスターの顧客番号に「1」のマーク、販売データの顧客番号に「∞」のマークがつく。
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クエリを作る ( No.10 )
日時: 2004/07/07 01:01
名前: 管理人

テーブルの作成を終えたら、データベースをもっと使いやすくするために、「クエリ」を使って見やすい一覧表に仕上げます。

クエリではそれぞれのテーブルから項目を持ってきて、わかりやすい一覧表を作る事ができます。

例えば、販売データと言うテーブルには、販売番号、販売日、顧客コード、商品コード、数量と言う5つの項目しかないとします。
このとき、顧客マスターから顧客名を、商品マスターから商品名と単価と言う項目を持ってきて、販売データと言うテーブルをより詳細にした販売明細データのようなものが作る事ができます。
販売明細データ(クエリ)の項目は、販売番号、販売日、顧客コード、顧客名、商品コード、商品名、数量、単価、金額とします。
金額は各テーブルには項目として存在しません。テーブルにない項目もクエリで追加することができます。

<クエリの作り方>
1.「データベースウィンドウ」の「クエリ」を選ぶ。
2.「デザインビューでクエリを作成する」をダブルクイックする。
3.「テーブルの表示」画面が表示されるので、表示された「テーブル」の中ら参照する「テーブル」をドラッグし選択し、「追加」「閉じる」ボタンを順に押す。
4.表示されたテーブルの項目中から必要な項目を下の「フィールド」欄にドラッグする。
5.上記の例で言えば、金額という項目はどのテーブルにも存在しません。この場合直接、フィールドに追加します。
このときのフィールドの入力方法は以下のようにします。

金額:[単価]*[数量]

意味は、追加したフィールド名は金額、そして半角の:(コロン)に続けて計算式です。フィールドの単価×フィールドの数量の意味です。[]のカッコは必須です。
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フォームを作る ( No.11 )
日時: 2004/07/07 01:40
名前: 管理人

データを見やすく表示したり、効率良く入力できるようにする専用の画面が「フォーム」です。

テーブルに蓄積したデータはフォームで表示でき、逆にフォームで入力したデータはテーブルに格納されます。

フォームはオートフォーム機能で簡単に作成できます。


<フォームの作成手順>
1.「データベースウィンドウ」の「フォーム」を選び、「新規作成」ボタンを押します。
2.表示される画面で、「フォーム」の種類を選びます。例えば、「オートフォーム:単票形式」を選ぶとシンプルなフォームができます。
3.「基になるテーブルまたはクエリの選択」で、作成済みのテーブルまたはクエリを選択し、OKボタンをクリックします。
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フォームを作る2 ( No.12 )
日時: 2004/07/07 02:03
名前: 管理人

画像データを画面上にきちんと表示できるのがフォームのメリット。
テーブルでは画像の登録はできるものの、表示はできない。

画像の登録は、画像のアイコンをフォームの画像枠内にドラグするだけでよい。

デジカメ写真などのJPEG形式の画像が正しく表示されないときは、JPEG形式に対応した「OLEサーバー」機能を持つ画像ソフト「Microsoft Phot Editor」をオフィスのCDから追加インストールすれば良い。 

また、画像がフォームの画像枠に収まらないときは、「プロパティシート」で書式の「OLEサイズ」を「クリップ」から「ズーム」に変更すれば良い。すべての画像に適用されるので、設定は一回で良い。
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フォームを作る3 ( No.13 )
日時: 2004/07/07 14:28
名前: 管理人

一つの画面で、ヘッダ部と明細部があるような複雑なフォームも簡単に作れます。

例えば、ヘッダー部に、顧客コードと顧客名を持ち、明細部に複数の販売データを入力できるような画面です。

<下記のイメージのようなフォーム>

顧客コード [ ]
顧客名 [ ]

販売日 商品CD 商品名 数量 単価 金額
[ ] [  ] [   ] [  ] [  ] [  ]
[ ] [  ] [   ] [  ] [  ] [  ]
[ ] [  ] [   ] [  ] [  ] [  ]


<このようなフォームの作り方>
1.「データベースウィンドウ」で「フォーム」を選び、「ウィザードを使用してフォームを作成する」をダブルクリックする。
2.「フォームウィザード」が起動するので、最初の画面で、フォームに配置するフィールドを選ぶ。
(上記の例では、まず、テーブルは顧客マスターを、項目は顧客コードと顧客名を選ぶ。、次に、テーブル(又はクエリ)は販売データを、項目は販売日、商品CD、商品名、数量、単価、金額を選ぶ。)
3.2を入力後、「次へ」をクリックする。「サブフォームがあるファオーム」が選ばれ、表示されたプレビュー画面が正しいのを確認し「次へ」をクリックする。
4.サブフォームのレイアウトとして、「表形式」を選ぶ。
5.フォームのスタイルとして「標準」を選ぶ。
6.最後に、フォームに「販売履歴」、サブフォームを「販売履歴サブフォーム」のように名前をつけ「完了」ボタンをクリックする。
7.「フォームウィザード」で作成した直後のフォームは枠がちいさっかったりして、内容が表示し切れなかったりします。
「ビュー」ボタンを押して、「デザインビュー」に切り替えレイアウトを見やすくしてください。

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フォームを作る4 ( No.14 )
日時: 2004/07/08 01:19
名前: 管理人

フォームを作ったとき、入力をしやすくする便利な方法があります。

例えば、商品コードなどの入力は、入力も面倒だし、商品コード自体を覚えるのも面倒です。
こんなとき、商品コードのリストから選択できれば便利です。
この場合は「コンボボックス」と言う特殊な入力欄を利用します。

<コンボボックスの設定方法>
1.「データベースウィンドウ」で「フォーム」を選び、「コンボボックス」を設定するフォームを選び、「デザイン」ボタンをクリックします。
2.コンボボックスを設定する項目(上の例では商品コード)の入力欄を選び、「書式」メニューの「コントロールの種類の変更」「コンボボックス」を選択します。
3.ツールバーの「プロパティ」ボタンをクリックし、設定画面を表示します。
4、そして、コンボボックスの設定をします。
例えば、コンボボックスに「商品コード」と「商品名」を表示させたい場合は下記のようにします。

「データ」タブの「値集合ソース」
−>リストに表示するデータの参照先のテーブルを指定する。(例として商品マスター)
「書式」タブの「列数」
ー>対応するテーブルの項目をいくつ表示するかを指定。(上記の例では、商品コードと商品名なので2を指定)
「書式」タブの「列幅」
ー>コンボボックスに表示される各項目の長さ。項目が複数ある場合は、半角の「;」(セミコロン)で区切って指定する。(上記の例では、1;3のように指定)
「書式」タブの「リスト幅」
ー>表示されるコンボボックスの横幅の長さ。(上記の例では4と指定)
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フォームを作る5 ( No.15 )
日時: 2004/07/08 03:02
名前: 管理人

上記のフォームを作る3の画面で、合計金額が表示されたら便利です。
例えば下記のような画面です。


顧客コード [ ]
顧客名 [ ]

販売日 商品CD 商品名 数量 単価 金額
[ ] [  ] [   ] [  ] [  ] [  ]
[ ] [  ] [   ] [  ] [  ] [  ]
[ ] [  ] [   ] [  ] [  ] [  ]
            合計金額 [   ]

<このような合計金額を表示する方法>
1.この画面のサブフォームをデザインビューで開きます。
2.「フッター」部をドラグして広げます。
3.ツールバーの「ツールボックス」ボタンをクリックします。部品を配置するためのツールバーが表示されるので、その中の「テキストボックス」をクリックし選択し、金額の下のフッター部にドラグする。
4.フォームに追加された「テキストボックス」を選択したまま、ツールバーの「プロパティ」ボタンをクリックする。
5.テキストボックス設定画面が開くので、「すべて」タブを選び、「コントロールソース欄」に=Sum([金額])と入力する。また、書式を「通貨」にする。
6.次にフッター部に表示されたラベルを選択すると、設定画面もラベルのものに変わる。「すべて」タブの「表題」欄に「合計金額」と入力する。
7.後はラベルやテキストボックスの配置や大きさを整えて終わり。
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フォームを作る6 ( No.16 )
日時: 2004/07/08 03:22
名前: 管理人

次に作ったフォームを使いやすく改良したいと思います。

例えば、上記のフォームでは商品名は手入力の必要はありません。商品コードさえ入力すれば商品名は自動表示されるので、最初から入力不可にしておくと間違いも起こりません。

<入力不可にする方法>

1.この画面のフォームをデザインビューで開きます。
2.非入力にしたい項目(上記の例では商品名)をクリック(複数の項目がある場合はSHIFキーを押しながら
)し選択し、ツールバーの「プロパティ」ボタンを押します。
3.「データ」タブで「使用可能」を「いいえ」に、「編集ロック」を「はい」に設定します。
4.後は、非入力の項目とわかるように、プロパティ画面を「書式」タブに切り替えて、「立体表示」をなし,
「境界線スタイル」を透明に修正する。
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フォームを作る7 ( No.17 )
日時: 2004/07/08 03:27
名前: 管理人

また、フォームの作成時、日付の項目はシステム日付が初期表示されたら便利です。

<日付項目にシステム日付を初期セットする方法>
1.フォームを作る6の手順で、日付項目のプロパティ画面を表示させます。
2.「データ」タブの「既定値」にDate()と入力する。
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データベースを活用する ( No.18 )
日時: 2004/08/15 13:51
名前: 管理人

クエリで蓄積したデータから、指定した条件の抽出ができます。

<方法>
1.クエリをデザインビューで開きます。
2.フィールドの「並べ替え欄」を「昇順」にする。
3.フィールドの「抽出条件」に抽出条件を入力する。
例)販売日が2004年6月のデータを抽出したい場合の抽出条件の入力方法。
Between #2004/06/01# And #204/06/30#

その他入力例)

抽出条件の例   抽出されるデータ  対象となるデータ
@"桜スーパー"    「桜スーパー」のみ   テキスト型
ALike"*スーパー*"  「スーパー」を含むデータ  テキスト型
BLike"スーパー*"  「スーパー」で始まるデータ  テキスト型
C>=#2004/06/10#    2004年6月10以降のデータ   日付/時刻型
D<3000    3000より小さいデータ    数値型

注)文字は「”」で、日付は「#」で囲むのが基本です。しかし、入力しなくても自動的に付加されます。
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データベースを活用する2 ( No.19 )
日時: 2004/07/09 02:14
名前: 管理人

「抽出」だけでなく、「集計」もクエリの役割です。

例えば、販売番号、販売日、顧客コード、顧客名、商品コード、商品名、金額を持つ販売データがあったとします。
このとき、顧客ごとの販売金額合計を集計したいことがあると思います。
このような場合、新規にクエリを作ることで簡単にできます。

<集計の手順>
1、クエリを新しく作成します。
2.上記の販売データの場合、顧客番号、顧客名、販売番号、金額をドラグし、クエリのフィールドとします。
3.顧客番号、顧客名の「集計」の入力値をリストから「グループ化」を選びます。
4、販売番号は「取引回数:販売番号」と入力しなおし、「集計」はリストから「カウント」を選びます。
5.金額は「合計金額:金額」と入力しなおし、「集計」はリストから「合計」を選びます。合計金額の大きい順に表示したい場合は、「合計金額:金額」フィールドの「並べ替え」をリストから「降順」を選べば良いでしょう。大きい順で3つの顧客だけ選びたいときは、クエリのデザインビュー画面の「トップ値」に「3」を設定すれば良い。

上記のクエリ実行例
顧客番号  顧客名  取引回数  合計金額
2     ○○スーパー 5   \150,000
6     △ストアー  2   \78.000
4     ××店   4   \30,000
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レポートで印刷する。 ( No.20 )
日時: 2004/07/18 00:46
名前: 管理人

レポート機能を使うことで、一覧表や請求書の印刷を行うことがきます。

単なる一覧表だけでなく、顧客別の請求書を印刷したり、いろいろな形式の印刷が工夫することで可能となります。


<方法>
1.「データベースウィンドウ」の「オブジェクト」欄から「レポート」を選び、「ウィザードを使用してレポートを作成する」をダブルクリックします。
2.「レポートウィザード」画面で、「テーブル/クエリ」から、元となるテーブルかクエリを選択し、「選択可能なフィールド」から印刷するフィールドを選び、「次へ」をクリックします。
3.グループレベルとなるフィールド(印刷のヘッダー部の項目)を選択し、プレビュー図を確認し「次へ」をクリックします。
4.並べ替えする場合、その項目を指定します。このとき、「集計のオプション」ボタンを押すと項目の合計や平均、最小、最大を印刷できます。
5.4の後、[次へ」をクリックし、レポート名を入力します。「完了」ボタンでレポートが作成されますが、プレビューで印刷イメージを確認できます。
6.5の後では、まだ思ったきれいな印刷ができていません。5で作成されたレポートを「デザイン」ボタンを押し開き、レポートの体裁を整えます。
この時、レポートを顧客別に改ページしたいとか言う場合があります。ヘッダーが「顧客ヘッダー」になっていて、フッターが「顧客フッター」になっているとき、「顧客フッター」と書かれている灰色の部分を選択し、ツールバーの「プロパティー」ボタンをクリックします。「書式」タブにある「改ページ」項目の「カレントセクションの後」を選ぶと顧客ごとに印刷するようになります。
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エクセルのデータをアクセスに取り込む ( No.21 )
日時: 2004/07/18 02:22
名前: 管理人

アクセスでは、エクセルのデータを取り込むことができます。アクセスのインポート機能を使うことで可能となります。


<方法>
1.「データベースウィンドウ」で「テーブル」を選び、「新規作成」ボタンを押します。
2.表示された「新しいテーブル」画面で、「テーブルのインポート」を選びます。
3.続いて表示されるファイル選択の画面で、「ファイルの種類」を「Microsoft Excel]に変更すると、ファイル一覧にエクセルファイルが表示されるようになるので、アクセスのテーブルに変換したいエクセルファイルを選択します。
4.3の画面で「インポート」ボタンを押すと「ワークシートインポートウィザード」が起動するので、支持にしたがって設定する。
 a)先頭の行が項目名かデータかを指定する。
 b)データを保存する場所を指定する。(新規テーブルか既存のテーブルに追加)
 c)主キーとなる項目を設定する。
5.4の設定をし、最後はインポート先のアクセスのテーブル名を入力すれば完了。
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アクセスのデータをエクセルに出力する ( No.22 )
日時: 2004/07/18 02:33
名前: 管理人

アクセスのテーブルやクエリをエクセルのファイルに変換することができます。(ワードも同じ)
この場合は簡単でメニューで一発で行えます。

<方法>
1.エクセルに渡したいテーブル、もしくはクエリを選択します。
2.ツールバーの「Office Links」タブの「Excelに出力」ボタンを押せば自動的にエクセルが起動し、テーブルやクエリの表がエクセルシート上に表示される。(アクセスのバージョンによっては、ツールバーに「Excelに出力」ボタンがそのままあるかもしれない)
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メニュー画面を作る ( No.23 )
日時: 2004/07/18 03:55
名前: 管理人

クリック一つでフォームやレポートを開くメニュー画面を簡単に作ることができます。

考え方としては、フォームでメニュー画面を作り、そのフォームにレポートやクエリなどがクリック一つで実行されるボタンを作ることです。


<方法>
1.「データベースウィンドウ」で「フォーム」を選び、「デザインビューでフォームを作成する」をダブルクリックする。
2.白紙のフォームが開くので、ツールボックスの「コントロールウィザード」ボタンを押してオンにし、そのオンの状態のまま、「コマンドボタン」を選び、フォーム上でクリックする。
3.「コマンドウィザード」が起動するので、「種類」と「ボタンの動作」を一覧から選び「次へ」を押す。
(例えば、レポートを実行したいなら、「種類」を「レポートの操作」を選び、「ボタンの動作」を「レポートのプレビュー」等を選ぶ。)
4.実行する対象のテーブル、クエリ、フォーム、レポートを選び、「次へ」のボタンを押す。
(3で「種類」を「レポートの操作」が選ばれている場合、作成済みのレポートが一覧表示されますので、その中から選ぶ。)
5.最後に、ボタンに表示する文字列を入力し、「完了」ボタンを押して終わる。

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メニュー画面を作る2 ( No.24 )
日時: 2004/07/18 04:19
名前: 管理人

前記の「メニュー画面を作る」のままだと、メニュー画面としてきれいでなく、メニューっぽくありません。

前記で作った「メニュー画面」をデザインビューで開きメニューとして体裁を整えるのが良いでしょう。

また、データベースを開いたとき、最初に今回作ったメニュー画面を表示するように設定できます。


<メニューとしての体裁の整え方>
1.デザインビューでメニュー画面を開く。
2.開かれたメニュー画面のフォームの左上の四角形(■)をクリックし、この状態でツールバーの「プロパティー」をボタンを押し、フォームの設定画面を表示し、下記のように設定する。
 a)「スクロールバー」を「なし」にする。ー>不用な要素を非表示にする。
 b)「レコードセレクタ」を「いいえ」にする。ー>不用な要素を非表示にする。
 c)「移動ボタン」を「いいえ」にする。ー>不用な要素を非表示にする。
 d)「サイズ自動修正」を「はい」にする。
 e)「境界線スタイル」を「ダイアログ」にする。ー>タイトルバーに「×」ボタンだけを表示にする。



<データベース起動時にメニュー画面を表示する方法>
1.「ツール」メニューから、「起動時の設定」を選択する。
(この設定をするとき、オブジェクトは別に何を選んでいても良い。)
2.「フォーム/ページの表示」でデータベース起動時に表示させたいメニューをリストから選び、「OK」ボタンをクリックして終わり。
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